Biaya overhead bila tidak dikelola dapat menghabiskan laba dan menciptakan kerugian tanpa kita sadari. Tanpa merinci biaya-biaya ke dalam kategori biaya produksi dan biaya overhead, Anda tidak dapat memeriksa berapa yang telah Anda keluarkan untuk menjalankan usaha Anda. Analisis keuangan rinci disertai varian anggaran akan membantu Anda menjaga biaya overhead pada tingkat yang dapat dikelola.
Tiga langkah berikut dapat Anda lakukan untuk mengendalikan biaya overhead:
1. Identifikasi Semua Biaya Overhead
Langkah pertama dalam mengelola overhead perusahaan adalah mengidentifikasinya. Jika Anda tidak mencatat setiap beban yang Anda miliki di buku anggaran atau laporan keuangan lainnya, lakukanlah. Mulailah dengan membuat laporan produksi dan overhead perusahaan. Biaya produksi adalah biaya yang terkait langsung dengan pembuatan produk Anda, seperti bahan baku dan tenaga kerja. Berikutnya, pilah overhead perusahaan Anda menurut fungsi, seperti pemasaran, sumber daya manusia, teknologi informasi, administrasi kantor dan penjualan.
2. Bekerja Dengan Kepala Bagian
Berikan kepada masing-masing manajer Anda daftar overhead departemen yang mereka keluarkan. Mintalah mereka untuk mencari cara untuk mengurangi pengeluaran mereka tanpa mengorbankan produktivitas, efisiensi dan kualitas. Manajer departemen Anda lebih paham tentang bagaimana melakukannya. Jika Anda belum melakukannya, mintalah kepala departemen untuk mengajukan permintaan anggaran setiap tahun. Upah tenaga kerja biasanya adalah salah satu biaya terbesar, mintalah kepala departemen untuk melakukan perbandingan antara alih daya dibandingkan dikerjakan sendiri untuk berbagai proyek dan posisi guna melihat peluang penghematan biaya.
3. Buat Proses Pembelian
Tetapkan satu orang untuk meninjau dan menyetujui pembelian sehingga dia dapat melihat semua biaya sebelum dibayarkan. Tetapkan kebijakan untuk mencari penawaran yang kompetitif untuk pembelian di atas rupiah tertentu. Lakukan penawaran harga pada barang-barang yang umum Anda beli. Pertimbangkan menawarkan bonus jika agen pembelian Anda memenuhi target penghematan tertentu tanpa mengorbankan kualitas.
Jika Anda melakukan alih daya atau menyewa, lakukan penawaran ulang atas kontrak Anda setiap tahun, bahkan jika Anda akhirnya tetap menggunakan vendor dan pemasok yang sama setiap tahun. Penawaran ulang ini mencegah kontraktor lama untuk tidak menggembungkan biaya mereka, atau mendorong mereka untuk menawarkan layanan yang lebih baik guna menjaga bisnis Anda. Lakukan audit untuk upaya menekan biaya tagihan air dan listrik bulanan Anda.