Bila Anda melakukan penjualan yang pembayarannya secara tempo (kredit), maka pastilah ada saldo piutang dagang dalam neraca bisnis Anda. Saldo piutang itu mencerminkan semua tagihan yang masih beredar, karena Anda sudah mengirimkan faktur/invoice ke mereka, namun belum dibayar.
Salah satu prinsip akuntansi adalah konservatisme. Artinya, kalau menyangkut pendapatan atau aset, Anda perlu berhati-hati dengan tidak mengakui pendapatan atau aset yang belum pasti. Di sisi lain, kalau menyangkut pengeluaran atau kewajiban, Anda perlu berhati-hati dengan segera mencatat pengeluaran atau kewajiban, meskipun belum pasti.
Ketika menerapkan prinsip itu pada piutang, Anda perlu melakukan penilaian, dari semua piutang yang beredar, berapa kira-kira yang akan dibayar dan berapa yang akan jadi piutang tak tertagih. Dengan demikian nilai piutang akan mendekati nilai yang sebenarnya.
Berapa kira-kira jumlah piutang Anda yang tidak tertagih? Anda bisa menentukan dengan dua metode:
- Dengan memeriksa satu per satu pelanggan Anda yang berhutang, lalu menimbang sesuai pengalaman masa lalu dan situasi saat ini, apakah dia akan membayar penuh, membayar sebagian, atau tidak membayar sama sekali.
- Dengan memperkirakan menurut pengalaman berapa persen dari jumlah total piutang pada akhirnya akan menjadi piutang macet.
Metode pertama bisa dilakukan bila jumlah piutang Anda tidak banyak. Namun bila jumlah piutang banyak, metode pertama menjadi tidak praktis. Kebanyakan perusahaan menggunakan metode kedua dengan dibantu teknik yang disebut analisa umur piutang menggunakan tabel usia piutang dagang.
Sebagaimana diketahui, semakin lama utang tidak dibayar, semakin besar kemungkinannya menjadi macet. Anda bisa mengelompokkan piutang menurut umur dari tanggal jatuh tempo, lalu mengalikan jumlah piutang pada masing-masing kelompok umur dengan persentase kemungkinan tidak tertagih sesuai pengalaman. Piutang lama membutuhkan persentase lebih tinggi dibandingkan piutang baru. Jumlah piutang netto Anda pada neraca adalah jumlah piutang total dikurangi cadangan piutang ragu-ragu.
Contoh tabel usia piutang dagang:
| Umur piutang | Jumlah (Rp) | % tak tertagih | Cadangan piutang ragu-ragu |
| Kurang dari satu bulan | 500.000.000 | 1% | 5.000.000 |
| 1 bulan sampai 2 bulan | 900.000.000 | 3% | 27.000.000 |
| 2 bulan sampai 3 bulan | 80.000.000 | 5% | 4.000.000 |
| 3 bulan sampai 1 tahun | 10.000.000 | 10% | 1.000.000 |
| Di atas 1 tahun | 20.000.000 | 20% | 4.000.000 |
| 1.510.000.000 | 41.000.000 |
Anda tidak harus membuat tabel umur piutang serinci di atas. Pada banyak kasus, satu persentase untuk total piutang mungkin sudah memadai. Yang penting adalah angka tersebut mencerminkan jumlah aktual yang akhirnya Anda berhasil tagih. Oleh karena itu, penting untuk meninjau kembali secara berkala apakah penetapan cadangan piutang ragu-ragu terlalu besar atau terlalu kecil dibandingkan kenyataannya.